Kalkulieren ist besser als abgucken!

Tipps für den Praxisalltag von Christine Baumeister-Henning

Nicht nur für die Planung der zahnärztlichen Behandlung, auch für die Prophylaxe ist es unumgänglich zu kalkulieren. Eine Zahnarztpraxis kann nur dann erfolgreich sein, wenn sie nach betriebswirtschaftlichen Rahmenbedingungen geführt wird. Deshalb muss sich jede Leistung „rechnen“, die eine Praxis ihren Patienten anbietet. 

Eine gute Kalkulationsgrundlage ist jedoch nicht nur wichtig für den wirtschaftlichen Erfolg – vielmehr ist die Preisnennung im Gespräch mit dem Patienten erfahrungsgemäß deutlich selbstverständlicher, wenn alle im Team wissen, dass der gewünschte Preis für die Prophylaxeleistung kein Produkt der Fantasie ist, sondern wohlüberlegt errechnet wurde.

Denn werden die Preise für die „Professionelle Zahnreinigung“ (PZR) zu knapp angesetzt, entwickelt sich die Prophylaxe zu einem „Zuschussbetrieb“. In solchen Fällen haben weder der Zahnarzt noch die Mitarbeiterinnen ein Interesse daran, die Prophylaxeleistungen in der Praxis weiter auszubauen.

Welche Faktoren sind für die Preiskalkulation zu berücksichtigen?

1. Einrichtung eines Behandlungszimmers (Fixkosten/Investition)
   Auch wenn bereits Räume oder Geräte für die Prophylaxe vorhanden sind – irgendwann hat jemand dafür bezahlt und die Leistung muss die Investition finanzieren.
2. Ausbildung einer Prophylaxeassistentin (Fixkosten/Investition)
   Auch die Ausbildungskosten hat jemand bezahlt – im Zweifel müssen für die Ausbildung einer neuen/weiteren Kraft finanzielle Mittel vorgehalten werden.
3. Personalkosten Prophylaxemitarbeiterin (variable Kosten)
   Bei den Personalkosten wird nicht nur das Bruttogehalt zugrunde gelegt, sondern alle Kosten, die die Zahnmedizinische Prophylaxeassistentin (ZMP) der Praxis verursacht (zum Beispiel Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung, Beiträge zur Berufsgenossenschaft etc.).
4. Sonstige Kosten/Personalkosten übrige Mitarbeiterinnen (variable Kosten)
   Die mit der Prophylaxe einhergehenden Verwaltungsarbeiten (z. B. Terminvereinbarungen, Materialeinkauf und -verwaltung oder Rechnungslegung etc.) werden in der Regel von den Kolleginnen erbracht. Deshalb scheint es sinnvoll, einen Teil der sonstigen Kosten (10 %) zu berücksichtigen.
5. Raumkosten (variable Kosten)
   Die anteiligen Raumkosten sind verhältnismäßig leicht zu errechnen. Zunächst werden die gesamten Raumkosten erfasst, die aus Miete und Mietnebenkosten – wie Wasser, Strom, Heizung etc. – bestehen. Die Höhe dieser Kosten ist üblicherweise aus den Bankbelegen ersichtlich. Befinden sich die Praxisräume im Eigentum des Zahnarztes, so wird eine vergleichbare (kalkulatorische) Miete zugrunde gelegt. Die Kosten werden dann anteilig auf die Größe des Prophylaxeraums umgelegt.
6. Finanzierungskosten
   Die Finanzierung muss bei der Kostenkalkulation berücksichtigt werden, da in der Regel große Investitionen fremdfinanziert werden.

Beispielpraxis

In unserer Beispielpraxis wird für die Prophylaxe ein Behandlungszimmer eingerichtet und eine zahnmedizinische Prophylaxeassistentin eingestellt. Die Personalkosten für die Prophylaxeassistentin belaufen sich auf 42.000 Euro im Jahr. Das der Prophylaxe zuzuordnende Material kostet in unserem Beispiel im Jahr 15.000 Euro.

Der Anteil der Raumkosten errechnet sich durch den Anteil des Prophylaxezimmers an den gesamten Raumkosten. Hat die Praxis insgesamt 150 m² und entfallen auf das Prophylaxezimmer 15 m², so beträgt der Anteil des Prophylaxezimmers 10 %. Entsprechend werden 10 % der gesamten Raumkosten der Prophylaxe zugeordnet. In unserem Beispiel betragen die gesamten Raumkosten der Praxis 38.400 Euro im Jahr. Damit entfallen 3.840 Euro auf das Prophylaxezimmer.

Die Investitionen für die Einrichtung des Prophylaxezimmers müssen über einen von der Finanzverwaltung festgelegten Zeitraum abgeschrieben werden. In unserer Beispielpraxis belaufen sich die Abschreibungen auf 6.000 Euro im Jahr (= 30.000 Euro Investition verteilt auf fünf Jahre).

Die Investitionen in das Prophylaxezimmer binden Kapital. Dieses Geld muss der Zahnarzt bei der Bank aufnehmen und dafür Zinsen bezahlen. Er kann die Investitionen zwar auch von seinem eigenen Geld bezahlen, verzichtet dann aber auf Zinseinnahmen. Die Zinskosten werden in unserer Beispielrechnung mit jährlich 750 Euro berücksichtigt.

Die Behandlungseinheit muss regelmäßig gewartet und bei Bedarf repariert werden. Diese Kosten werden in der Beispielpraxis mit jährlich 1.500 Euro kalkuliert. Um die weiteren Kosten nicht zu kleinteilig rechnen zu müssen (hierzu zählen die Kosten für den Steuerberater, Fortbildungskosten, Reinigung und Hygiene etc.), werden diese anteilig in der Kalkulation berücksichtigt, und zwar mit 10 %. Prophylaxe muss nicht nur kostendeckend kalkuliert werden – in unsere Rechnung wird ein kalkulatorischer Unternehmerlohn berücksichtigt.

Mit diesen Werten ergibt sich die folgende Berechnung:

Damit entstehen durch die Prophylaxe somit jährliche Kosten in Höhe von 107.890 Euro. Um den Stundensatz für die Prophylaxe berechnen zu können, muss jetzt noch die folgende Rechnung durchgeführt werden:

Pro Stunde muss also ein Umsatz von 84,68 € erzielt werden, damit Prophylaxe kein Zuschussgeschäft wird. Zur Orientierung einige Abrechnungsbeispiele:

1. Individualprophylaxe GKV-Patient
Punktwert 1,00 €

Für die Individualprophylaxe stehen 28,5 Minuten zur Verfügung.

2. Fissurenversiegelung GKV-Patient, 4 Molaren, Fluoridierung

Für die Fissurenversiegelung stehen 53,9 Minuten zur Verfügung.

3. Individualprophylaxe Privatpatient

Für die Prophylaxesitzung bei einem privat versicherten Kind kann die Prophylaxeassistentin 49 Minuten zur Verfügung stellen.

4. Professionelle Zahnreinigung an 26 Zähnen

Mit dieser Kalkulation kann die PZR mit ca. 68 Minuten kalkuliert werden. Das erscheint zunächst sehr großzügig. Bei Patienten mit geringer Restbezahnung sieht die Kalkulation deutlich schlechter aus – und nicht immer ist es leichter, wenige Restzähne zu reinigen. Die Gebührenbemessung muss daher in jedem einzelnen Fall neu erfolgen.

• Blog von Christine Baumeister-Henning